マーケティング部の業務改善の支援もしています。
実務的な部分を改善するにあたって、社内の体制に課題がある場合は、そのボトルネックを解消しなければいけません。マーケティングの改善とやり方は同じです。
組織で起こる問題は、マネージャーとメンバーの役割が定義されていない、定義されていてもそれが共通認識できていない。メンバー間の業務量に偏りがある、意識・リテラシーの差がある、などがあると思います。
いま支援している会社さんもまさにその状況に陥っています。広告部隊・販促部隊の2チーム体制で、マネージャーが複数います。
マーケティングの改善と同じように組織の改善も、まずは「あるべき」と「現状」とのギャップを調べます。
現状を知るためには、誰がどういう業務をやっているのか、どれくらいの時間をかけてやっているのか、どういうやり方でやっているのかなどを調べます。
そうすると、やけにmtgが多い、資料作成に時間がかかっている、アウトプットの質が悪い、などの現象が見えてきます。そしてその原因を探るために深掘っていきます。
mtgが多い理由は、何も決められていないmtgがあるからだったり、不必要なmtgにも参加していたりすることが原因だとわかります。
資料作成に時間が掛かるのは、アウトプットの型化ができていないからだったり、情報を整理する前に作業に入ってしまっているために出戻りが多いことが原因だとわかります。
依頼しているパートナーの段取りが悪いというのも原因のひとつとしてあります。広告代理店は得てしてプロジェクト管理が苦手です。ゴールからの逆算で段取れないので、持ち帰りが多かったり、決めるべきことを決められないまま終わるmtgがよくあります。
また、マネージャー陣が抱える問題としては、メンバーがやっている業務を把握しきれていないので、プロジェクトの軌道修正ができないなどがあります。
その原因は実務に関わり過ぎていることにあります。自分に余裕がないため、メンバーを適切に導くための時間を作れません。上流工程の設計にも時間を充てられません。計画がきっちりできないので、PDCAを回すことができなくなります。
この状況を改善するには、実務をできるだけしないことが必要です。その方法として、マネージャーの実務を渡せる人を増やせるならカンタンです。でも多くの場合そんなことはすぐにできません。そうすると、今いる人に実務を渡すことになります。
でも、メンバーのキャパシティが急に増えることはありません。だいたいは既に担当している業務でパンパンという状況だと思います。そうすると、今の業務内容や働き方を変えるという打ち手が必要になります。
チームの時間を作る方法
具体的には、mtgを減らすためにmtgの内容を見直す、資料作成の時間を減らすために資料の作り方を見直す、外部パートナーにもっと働いてもらう、などがあります。
mtgでは、「議題」「ゴール」「時間」を明確にして、成果物として「決定事項」と「todo」を決めます。当たり前にやっていると思っていることが意外とできていません。特に大きな企業になれば、これまでの慣習で業務が遂行されているので改善が為されていません。
資料は目的を明確にして、作りこむ前に概要を整理する。その段階で上長と摺り合わせをすることで、資料の出戻りを減らします。また、報告書などのルーチンのものはできるだけ型化することも大切です。意外と毎回頭を悩ませて作っていたりします。
そしてこれらのやり方を外部パートナーにも依頼して、無駄を省くように促すことも必要です。ここに大きな無駄があることに気付いていない企業も多いと思います。
何を自分たちでやって、何をパートナーに依頼するのか。パートナーに依頼するときも、やり方の無駄は必ずといっていいほどあります。自分たちがやりやすく進めるためのルールづくり、資料フォーマットの提供なども積極的にやっていくことをおすすめします。