とある大手メーカーさんのマーケティング部の業務改善を支援しています。
複数走っているプロジェクトの内、広告代理店が主導するプロジェクトがあり、僕はmtgの課題点などをチェックし、フィードバックする役目で定例mtgに参加しています。
毎回10数名が集まり、大きな会議室を埋め尽くします。広告代理店の傘の下で複数社が絡んでいるプロジェクトなので、各社2-3名ずつ参加するとそういう状態になります。
でも、必ずしも全員が発言するわけでもなく、半数以上は何をしに来ているのかわからないような人たちばかりです。
内容について質問が出た際に、その件の担当者が回答するという感じです。でも正直言って、その人がその場に居て答えないといけないような内容ではないことが多いです。進捗の確認など、事前に確認をして、報告内容をまとめておけば済む話がほとんどです。
本来であればそれをまとめて進行するのが、間に入っている広告代理店の営業担当の役割です。ところが机にもつかず、席が足りず後ろに並べられたパイプ椅子に座っている状態。
僕は「こいつ何しにきてんねんやろ。これが仕事やと思ってしまってるんやろな。逆にかわいそうやな。」と個人的な感情を抱きながら、mtgの課題点をひたすらメモ。見積もりに乗ってくる管理費10%とか20%とかは一体何にかかっている費用なんでしょうかね。
専門的な内容についての議論がメインであれば、プロジェクトを円滑に進めるために、その担当者を連れてくるのは正解だと思います。でも、出るか出ないかわからない質問への回答要因としてなのであれば、mtgの時間帯に連絡が取れるようにしておいてもらって、電話でもskypeでも繋いで、必要な回答を得ればそれで済む話です。
ひと言もしゃべらないmtgに参加してもらうよりも、その間そのプロジェクトのタスクをこなしてもらっている方が100倍価値があります。プロジェクトメンバーがそういう動き方をできていない時点で、効率の悪いプロジェクトだと思ってしまいます。
仲介するだけの役割って必要ですか？
広告代理店がいつまで経っても事業社側と対等になれないのは、プロジェクトを推進する役割ではなく、ただの紹介業の域を脱しないからです。
それが自分たちの仕事だと思っているのであれば、それはそれで良いとは思います。けど、果たしてそんな会社がこれから先も世の中から求められる存在なのか？と思わざるをえません。
情報は調べればすぐに出てきます。広告代理店が仲介しなければ知り得なかった情報が少なくなってきています。代理店からの仕事に頼っていた企業も、自分たちの力で直接クライアントを取ることが容易になっています。クライアント側も代理店の介在価値について懐疑的になってきています。大企業であればあるほど、広告代理店に頼ってきてしまっている歴史があるので、まだまだ依存体質が抜けていません（と見ている限りでは感じています）が、インハウス化は今後も加速していくと思います。
「うちの会社はあなたの会社のことをこれだけ考えて、本気で取り組んでますよ！ドヤッ！」の姿勢を示すことが目的になっている典型です。全関係者が参加してもクライアントに取って有益なことはなく、それよりも、その人たちがその時間を使って、クライアントのために動きまわってくれる方がよっぽど価値があります。
「これだけ集めましたよ。偉い人も連れてきましたよ。」というアピールもあります。mtgに上司が出てくる場合、ほとんどのケースでそういう人たちはプロジェクトのことを理解できていません。その場での思いつきの発言をしたりします。
的外れな発言であっても、現場担当者も上司の手前指摘できません。クライアントもきょとんとします。そういう時は笑いをこらえるのに必死です。できるだけポーカーフェイスを装いますが、思わずニヤッとしてしまっていると思います。「は？何を言い出すねん」と心の中でツッコミをいれながら（笑）
プロジェクトmtgを生産的にする方法
僕がmtgの中でチェックしている点をご紹介しておきます。何かの参考になれば幸いです。
・mtgのゴールとアジェンダ（議題）が冒頭で共有されているか
・進行役が居るか、時間を守って進行できているか
・報告する内容と議論する内容が整理されており、議論する内容に時間を割けているか
・プロジェクト全体のスケジュールとマイルストーンがあるか
・todoが整理されているか、todoに期限があるか
・その場で出た合意事項とtodoが共有されているか
ざっくりとはこんな感じです。あとは各論で何かあれば適宜という感じです。
これだけでプロジェクトの生産性がグンと上がります。たったこれだけのことで。