マーケティングの仕事をしていると必ず発生する業務にレポーティングがあります。
関係者全てが見たい時に見たい数字を見れるダッシュボードを共有できているような企業はごく僅かです。
なので、多くの企業でパートナーからもらうレポートや社内の担当者がまとめるレポートを、関係者へ共有して状況の把握をしていると思います。
そういう方のために、今回は効果的なレポートの作り方についてご紹介します。
マーケティングレポートの役割
レポートとは報告書です。なので、何を報告するのかによって中身が変わります。
多くの場合は、状況の報告に止まっています。前年前月と比べて数字がこう変わった、今月はこういう結果数字だった、など。
でもそれだけでは十分ではありません。
なぜなら、報告を受ける人はその先が知りたいからです。
目標に対して近づけているのか、近づけていないのか。
目標を達成するための十分なアクションが取れているのか、取れていないならその理由は何なのか。
何をすれば現状をより良くできるのか、そのために何が必要なのか、など。
結果の数字を見ただけでは、特定の地点の結果を示すだけになります。
なので、目標に対してどういう進捗で、なぜその進捗なのか、どうすればよりよくなるのかを、データから得られた仮説を元に報告する必要があります。
マーケティングレポートの必須要素
- 全体の目標数字
- 全体の結果数字
- 全体の進捗数字（前月比較）
- 各施策の目標数字
- 各施策の結果数字
- 各施策の進捗数字（前月比較）
- 課題
- 対策
- 対策のための行動計画
こんなところです。施策単位でレポーティングする場合、特定の施策だけを担当しているとかであれば、各施策の目標数字以降のところが必須要素となります。
全ての行動は施策の目標達成のためのアクションになっていなければいけません。
全ての施策は全体の目標達成のためのアクションになっていなければいけません。
そしてそのアクションの結果を示すために数字を用います。数字を報告することがマーケティングレポートではありません。
マーケターの抱える無駄な時間
施策の実行をパートナーに依頼している企業のマーケターの場合は、各施策に対してのレポートを社内共有のためのレポートに編集していると思います。
個別のレポートをバラバラと見せても、現場の状況をわかっていない関係者からしたらちんぷんかんぷんですよね。
よくあるのが、各パートナーから提出されるレポートのフォーマットがバラバラのため、その編集に時間がかかりすぎてしまっていることです。
本来、マーケターの時間は何をするかとどう実現させるかに割くべきですが、レポート作成のために時間を裂かれてしまっているマーケターは少なくありません。
この無駄な作業時間を無くさなければ、状況をより良くするためのPDCAを回していくことはできません。
だから多くのマーケターがやってもやっても成果に繋げられていないと感じています。
マーケティングレポート作成を効率化する方法
そこで、マーケティングレポートの作成を効率化するための方法についてご紹介します。
それはレポートのフォーマットをこちらから指定することです。
社内レポートで必要な情報を整理して、こちらが必要とする情報を施策パートナーへ依頼すれば良いです。
先ほどの必須要素の項目に合わせてレポートをもらうようにすれば、レポートの編集作業が楽になります。
大きな予算を預けて密にやりとりできるパートナーがいるなら、こちらのレポートフォーマットに入力してもらうなどの対応もしてくれると思います。
できるだけ価値を生み出さない作業に時間を使わないようにすることが大切です。
施策支援側は自分たちのフォーマットをただ押し付けるのではなく、クライアントが必要としている数字を確認して、それに合わせたレポートを提出するようにしてあげれば、仕事のしやすい相手だと感じてもらえるので、プロジェクトがうまく進められるようになります。
それによってクライアントにとって不要な数字を調べる時間やそれをレポートに落とし込む時間がなくなることもあるので、結果的に工数削減できるメリットがあったりもします。
マーケティング活動を改善するということ
僕がマーケティング業務の改善支援に入る時も、大体レポートの定型化をします。
企業のマーケティング活動には施策の無駄もありますが、業務の無駄もたくさんあります。
その無駄を解消することで、より重要な業務に当てられる時間が増やせるので、関係者全員がコスパの良いマーケティング活動に取り組むことができます。
実際にEC事業の方でも複数のパートナー企業にマーケティング施策を依頼してますが、通常出されるようなレポートなどはもらわず、レポーティングのための定例mtgなども設けていません。
こちらが必要な数字を定期的にもらえる運用と、必要があれば適宜チャットで解決できるような体制を構築できていれば、問題なくPDCAを回していけます。
最小限のチームで事業運営をしていれば、社内共有のためのレポートも体裁を整える必要はないので、スピード重視して対応ができます。
そこがマーケティングに積極的に取り組んでいくための重要な要素となります。
ぜひ自社のレポートがマーケティングレポートの必須要素によって構成されているか、不要な情報が散りばめられていないかチェックしてみてください。
p.s.
企業のレポート改善などもしていますので、事実の共有だけで終わってしまっていまいち成果改善に繋げられていないなど感じているならご相談ください。