議事録の真の役割とは?

議事録とってますか?

会議に参加する新人の最初の仕事になっている企業は多いと思います。

でも議事録を正しく活用できていない企業は多いです。

ただ、話し合われた内容を書き留める書記になってしまっていることは多いです。

これでは議事録の役割は果たせません。

そもそも議事録とは何なのでしょうか?

議事録とは会議の記録をするものです。

会議とはチームの意思決定の場です。

特に重要なのはチームのリーダーを含めておこなわれる会議です。

よくあるダメな会議は、業務の進捗共有が主な議事になっています。

ですが共有だけなら資料を送ったり、テキストコミュニケーションで済みます。

わざわざ複数の人間が集まり、労働コストを集中させるのに、ただの共有に時間を使っていては組織の生産性は高まりません。

会議とは決議する場です。

何をするのか、誰がやるのか、どのようにやるのか、どれくらいやるのか、いつまでにやるのか、これらを決めて、チームの合意をとる場です。

それを記録しておくのが議事録です。

チーム全員の合意を記録することで、認識の違いを起こさせないようにするためのツールです。

なので本来議事録に必要なのは、決定事項(合意事項)とTODOだけです。

結論に至った経緯など必要ありません。

なぜなら、結論に合意していれば、それが全てだからです。

社員1人の労働コストを使って、会議で交わされた会話を記録してるなんて、無駄でしかありません。

会話を記録したいなら、録音してAIにテキスト化させたものを保存しておけば済みます。

誰もそんなものを見返す人はいないと思いますが。。

決議事項は全員が合意したものです。

それが曖昧になっていると、結論の経緯を掘り起こす必要が出たりします。

無駄に無駄を重ねていますよね。

会議は合意形成の場です。

なので、会議を開く人は提案を用意し、決済者が決断するために必要な材料を揃える必要があります。

そうして決定したチーム今後の動きを共通認識化するのが議事録の役割です。

p.s.
プロジェクトマネジメントをする方には進行役だけでなく議事録を書くことをお勧めします。
なぜなら議事と議事録をコントロールすることで、こちらの意図に沿った決議事項にしやすいからです。

ーマーケティングは一日にして成らずー

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