生産性をアップさせるタスク管理術

奥様が実家に帰っているため、2週間ほど子供2人と3人暮らしをしていました。
その時の私の1日はこんな感じです。
5:30 起床、シャワー
6:00 メール執筆
6:30 情報収集
7:00 子供たちを起こして朝食の支度
8:00 登校&登園の付き添い
8:30 明治神宮へお参り散歩
9:00 仕事
12:00 ランチ、インプット
13:00 諸々の仕込み
17:00 トレーニング
18:00 お迎え
18:30 夕食の支度
19:30 家事
20:00 トレーニング
21:00 子供たちと風呂
22:00 翌日の準備
22:30 子供たちと一緒に就寝
夜も在宅しておかないといけないので、かなり規則正しい生活を送れています。
奥様が在宅してる時も、子供たちの送り迎えはしていたので、大きな生活のリズム自体に違いはありませんが、寝る時間が固定化されて朝も起きやすくなっています。
夕食の用意や片付けなど家事が増えたことで、時間の制限が生まれていますが、それは必ずやらないといけないタスクなので、予定に組み込みました。

生産性upの鍵

生産性upの鍵は、1日のスケジュールを具体的に決めることです。
毎日やることをまずスケジュールに組み込み、残りの時間を何に使うかを前日までに決めておくと、1日がスムーズに進みます。
「何しよう?」「あと何やるんだっけ?」と考える時間がなくなるだけでも、かなりの時間を生み出せます。
仕事をしていると突発的な予定が入ることもあると思います。
その時のために余白を持っておくと、そこで調整できるのでおすすめです。
僕の場合は、午後の時間がその余白になります。
基本的にはやりたいことをやる時間にしてますが、調整しきれない仕事などが入った場合は、ここで対応するようにすれば、その後の予定に狂いが出ることはありません。
そのお陰で、1日のルーチンが保たれ、次の日も予定通りの1日を開始することができています。

スケジュールをつけることのメリット

スケジュールをつけるもう1つのメリットがあるのでお伝えします
それが、期限を切れるということです。
多くの予定が実現されないのは、期限が曖昧だからです。
時間ができたら、あの本を読もう。
いつか英語の勉強をしよう。
仕事が落ち着いたらプログラミングに取り組んでみよう。
などと思っている人は多いですが、それはいつまで経っても実現されないタスクとして宙ぶらりんになっています。
僕もいつ読むかわからない本が山積みになていますw
タスク管理のためにTODOリストを作成する人もいますが、あまりおすすめしません。
僕も以前、膨大なタスクをTODOリストで管理しながら仕事をしてましたが、毎日新しいタスクが増えて、タスクリストが成長し続ける状況でした。
ですが、全てのタスクをスケジュール表で管理するようになってからは、予定を設定した時点で期限が決められるので、タスクが漏れることや、工数が足りずに遅くまで時間をすることがなくなりました。
そのタスクにかかる工数を見積もった上で、スケジュールに反映していけるので、工数管理にも役に立ちます。
そのお陰で、いつまでも仕事が終わらない…、新たな予定でスケジュールがパンパンということはなくなりました
スケジュールに設定する時点で、タスクの優先順位がつけられるからです。
今日やるべきタスク、今週やるべきタスク、来週でも良いタスクを常に管理できるので、仕事の調整がしやすくなります。
今週の予定、来週の予定を常に見ながら予定を調整することで、無理のない予定にすることができます。
予定したタスクには、実行への圧力が生まれます。
期限も示されているので、言い訳をしないで取り組めるようになります。
僕はスケジュールで全てのタスクを管理するようになってから、明らかに仕事の生産性はUPしました。
ちなみに、
スマホと連携できるスケジュールアプリと紙のスケジュール表を併用してます。
予定を変更しやすいアプリをメインの管理ツールとして使っています。
紙の方は、翌日の予定を書き込むことで事前の準備をしたり、当日の結果を書き込んで、予定と実際とのギャップを把握したり、その日の出来事や気づきを書き込んで振り返りをしたりするために使っています。
仕事が多過ぎて、やりたいことよりやるべきことで忙殺されているなら、是非スケジュール表での一元管理をしてみてください。

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