仕事の生産性を格段に上げる方法

  1. コラム

生産性を上げるためのヒントが乗っている記事を見つけました。

とある病院の話です。その病院ではいつも手術室が満室で、医師たちは常に患者の対応に追われて、みんな疲弊していました。32の手術室で年間3万件の外科手術が行われていて、急患がでると夜中から手術するような状況です。

普通であれば、医師の数を増やす、手術室を増やす、という不足因子を改善するという方法を取ると思います。でも、どちらもかなわない状況でこの病院が取った選択は、「常にひとつ手術室を空けておく」というものでした。

普通に考えれば、既に足りてないものをあえて使わない状況にするというのは、馬鹿げた選択のように思えます。でもこの病院はこの選択をした結果、病院が受け入れられる出樹は5.1%増え、午後3時以降に行われる手術の件数は45%も減少し、そして収入も増えました。

何故このような結果が生まれたのか?


それは、「常にひとつ手術室を空けておく」ことで、この病院がかかっていた「欠乏の罠」を取り除くことに成功したからです。そこには3つのポイントがあります。

1.スラック 2.トンネリング 3.処理能力

 

ひとつめのポイント「スラック」は、余裕を持たせておくことです。それにより緊急時の対応ができるようにしておくことに繋がります。

この病院では、急患が来ると予定していた手術のスケジュールが変更され、その結果、医師の待機時間などが発生し、生産的でない時間が生まれていました。

常にあけている手術室を緊急対応用にすることで急患をスムーズに処置でき、予定の手術を動かす必要がなくなり、結果として全体の効率が良くなりました。

ふたつめのポイント「トンネリング」は、視野が狭くなることです。忙しい時には目の前のタスクしか見えなくなり、真の解決策に気づかないまま,実りのない努力を続ける悪循環に陥りがちです。

この病院では手術室が足りない問題に直面していただめ、勤務時間を増やして午前二時まで残業するということで問題に対処していました。

睡眠時間は削られ、集中が削がれることで、手術がスムーズに進まず手術時間が延びてしまうという悪循環に陥っていました。このような表面的な解決策に専念するあまり、返って問題を悪化させてしまっていたのです。

3つめのポイントは、スラックを用意して、トンネリングから抜け出すことで「処理能力」が向上することです。

この病院では手術室が足りないのではなく、ひとつひとつの手術が長く、必要以上に手術室を占領している状況が生まれていたため、手術室が足りない状況でした。つまり、自分たちで手術室を足りない状況を作りだしていたのです。

そして自分の中で大きな気付きを得た話が、深夜までの残業による睡眠不足が処理能力を低下させるということもあるが、心配や思い煩いのほうが処理能力を低下させる、ということです。

何かが足りないという欠乏に気を取られていると、それで頭がいっぱいになり処理能力が落ちます。IQも下がるということがわかっているそうです。通常レベルの人が知的障害レベル寸前までになるとのことです。(これまでこういう状態になっている人を何人か見てきたなと思いました)

この病院の医師たちは手術室が足りないと思い込んでいたことで、常にスケジュールの組み換えを心配していました。そのため、手術中も集中しているようで、他の心配事が頭を占拠している状況に陥っていました。


そして処理能力が低下し、手術の時間が延びて、次の手術の予定が変更され、遅くまで手術をするはめになっていました。そして睡眠不足に陥り、処理能力が低下する、そして・・・

これって「時間がない」「忙しい」と思っている人にもあてはまることです。業務時間の余白(僕は遊びと呼んでますが)をつくれない若手などは、この状態によく陥ってしまっています。


僕はベンチャーで働いていた時に、もうこれ以上削れる時間が無い極限の状態で、この方法にたどり着きました。もちろん緊急用の枠が溢れることも多々ありましたが、常に欠乏している状態で生産性を落とすことはなかったと思います。

でも大量に詰め込んだ状況にならなければ、この境地へは辿りつけなかったと思います。それがなければ、手術室をひとつ空けておくことでの生産性の向上は生まれなかったと思っています。


時間に余白を持てていますか?

参考:http://susumu-akashi.com/2016/01/slack/

 

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平岡 大輔

プロモーション領域の端から端までを熟知しているバランス型マーケター。
総合広告会社でTVCM中心にマスメディアのプランニングに従事。
web系ベンチャー企業でクリエイティブ事業部の責任者として多数のwebサイト開発に取り組みながら、EC企業のマーケティングコンサルタントとしても活躍。D2C企業の経営に参画し、年間5億円の広告費を使いながら理論と実践のPDCAを回している。マーケティングのプランニングからディレクションまでを得意領域としており、チームビルディング・チームマネジメントにも精通。

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