事業を成長させるためには、仕事の成果物を増やさなければいけません。そのためには生産性を高める必要があります。
仕事の生産性を高めるためには、ゴールまでのプロセスの可視化、各プロセスのタスクの細分化、マニュアル化です。
最終成果物を作るための工程が具体的に見えていないと、「次はなんだっけ？」「あ、あれも必要だな」と立ち止まることが多くなり、生産性が悪くなります。
僕の朝食はトーストなのですが、トーストという成果物を手に入れるためには、次のプロセスが必要になります。
- パンを用意する
- パンを焼く
そして、各プロセスには次のプロセスへと進めるための具体的な作業「タスク」が必要になります。
- パンを用意する…皿を出す、パンを袋から出す、バターを塗る
- パンを焼く…パンを乗せる、水を入れる（蒸気でふっくらさせる機能がついてます）、トースターを設定する
工程に含まれる作業を具体的にすることで、次に何をすべきかがわかるようになります。考える時間、迷う時間を無くすことが生産性を高めるための重要なポイントとなります。
取り掛かる前にプロセスを描き、プロセスを進めるための作業を洗い出し、あとはその手順に沿って作業を進めるだけです。これで仕事の無駄がなくなり、生産性が高まります。
仕事を飛躍的に変えるのがマニュアル
そして、より生産性を高め、より多くの仕事ができるようにするためには、マニュアル化が必要になります。
多くの仕事はマニュアル化できます。マニュアルがあれば、誰でも同じ結果を導けます。それがマニュアルというものです。でも、多くの仕事はマニュアルのない属人的なものになっています。
プロセスの可視化もプロセスのタスク化も、その仕事に慣れた人だと無意識にできます。なので、その自分なりのやり方でやるのが本人にとっては生産性の高いやり方になります。
でも、その人以外にその仕事をできる人がいなければ、出せる成果の総量は大きくなりません。1人の人ができることは限られているので。もし、その人が仕事をやめてしまったら、今までのような生産力は出せない組織になってしまいます。
そこで活用できるのがマニュアルです。人に依存するビジネスは安定しません。人ありきになるので成長の限界もあります。なので、誰でもできるようにするためのツール「マニュアル」が必要になります。
マニュアルとはアウトプットのためのプロセス・タスクを具体的に示したものです。そしてそれは誰が見てもわかるくらい具体的でなければいけません。
先程のタスクをより誰にでもわかるレベルの細かさにします。
1.パンを用意する
- 食器棚の3段目右端にある四角い薄い形の皿を出す（トーストにぴったりのサイズ）
- 食器棚の2段目左端にある布boxから食パンを1枚出す
- 冷蔵庫の1番上の段にあるバターを出す
- バターを薄く切り、食パンに隙間なく敷く（こだわりの作り方）
- 食パンを食器棚の元の場所へ戻す
- バターを冷蔵庫の元の場所へ戻す
2.パンを焼く
- パンを網の中央に乗せる
- トースターの横に置いてある小さな黒いコップに水を入れる（内側の線まで）
- トースターの扉を開くと現れる穴に水を入れる（蒸気でふっくらさせる機能がついてます）
- トースターの左のダイヤルを1番左に回してトーストに設定する
- トースターの右のダイヤルを3.5の目盛りに合わせる
- 音が鳴ったら取り出して皿に乗せる
初めて仕事をする人が見ても同じ様にできなければ、マニュアルとしては不完全です。説明がなくてもこれを見ればわかる、同じ様にできるのがポイントです。
合わせて、どういう達成基準で行うかということを明確にするのも生産性を高めるためのマニュアルでは大事になります。
その人のペースでやることで、3分でできる仕事に10分かけられてはアウトプット量が少なくなるからです。
1.パンを用意する…60秒
2.パンを焼く…240秒（準備30秒、焼き時間210秒）
こうすることで、同じ仕事を同じ様に同じ達成水準でできる人が増やせます。それにより、成果物の総量が増え、事業を早く成長させていくことができます。
プロセスの可視化、タスクの細分化、マニュアル化によって「仕事の仕組み」ができます。仕組みがあれば、成果が安定するので、事業も安定していきます。
時間がかかり、今すぐ必要ではないことだったりするので、後回しにされがちですが、一つ一つの仕事をぜひ「仕組み化」することを意識して業務にあたってみると良いと思います。
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